Het bestuur in overleg bijeen in de pastorie te Maastricht waarvan wij kosteloos gebruik mogen maken. Gemiddeld 4 keer per jaar bespreken wij de voortgang en de ontwikkelingen van de Zambiaanse projecten. De financiën worden nauwlettend in de gaten gehouden en er is aandacht voor nieuwe ontwikkelingen in Zambia. De koffie en thee tijdens de vergaderingen worden door de bestuursleden zelf verzorgd om de kosten zo laag mogelijk te houden. De reiskosten zijn nihil onder andere door carpooling en door geen declaratie in te dienen. Anneke van Veen is de belangrijkste contactpersoon die de relatie’s onderhoudt. Ongeveer eens per jaar brengt zij een bezoek aan Afrika.